关于通报2011年度教育部科技查新工作站年检情况的函
来源: 教育部科技发展中心 发布时间: 2013-01-04 访问次数:
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教技发中心函[2012]230号

各有关高校:

  根据《教育部办公厅关于进一步规范教育部科技查新机构的意见》精神,我部对2010年以前设立的78所教育部部级科技查新工作站进行了年检。现将年检情况通报如下:

  一、2011年度教育部科技查新站整体业务工作情况

  2011年度查新站年检工作是以查新站自检(年检报告)、专家实地考察指导(座谈会)相结合,进一步加强对各查新站各项工作管理、监督、指导,提高查新站服务质量,促进查新站健康持续发展。

  查新业务量:2011年度,78所教育部科技查新站共完成查新量38179件,平均每所查新站完成数量489.5件(2010年度是31997件,平均每所完成477.6件),2011年查新业务量比2010年增长了19.3%。2011年度教育部科技查新站查新业务量继续保持持续稳定增长。

  查新课题属性:省部级以上课题查新占69.0%,省部以下课题查新占25.6%,博硕士论文开题查新占5.4%。

  查新目的:用于科研立项占62.7%,用于鉴定、验收和评价占24.1%,用于奖励申报占4.8%,用于博硕士论文开题占5.4%,用于专利申请占0.5%,其他2.4%。

  查新范围:国内外查新报告数量为16664件,占总数的43.6%(比2010年度提高5%),国内查新报告数量为21515件,占总数的56.4%(比2010年度下降5%)。其中,国内外查新数量比例超过70%的查新站有19所,国内外查新数量比例低于10%的查新站有3所。

  服务对象:为本校服务的查新报告16140件,占总数的42.3%;为校外服务的查新报告22039件,占总数为57.7%。在为校外服务的查新报告中,为本校以外其他高校服务的查新报告7268件,占33.0%,为企业和科研院所服务的查新报告14771件,占67.0%。

  综合校内、校外服务情况,2011年教育部科技查新站为高校(本校及其他高校)服务的查新报告总数为23408件,占查新报告总数的61.3%,说明教育部科技查新站主要还是为高校科研、教学工作服务,也很好地兼顾了社会服务功能,且在社会上有很好的声誉,特别是东部经济发达地区对科技查新的需求增长很快,潜力巨大。

  查新人员:至2011年底,78所教育部科技查新站共有:审核员273人(平均3.5人/所);专职查新员593人(平均7.6人/所),兼职查新员559人(平均7.2人/所)。

  查新资源及经费:2011年度78所教育部科技查新站依托部门的总经费为118116万元,平均每所1514.3万元;用于资源更新的经费为73263.9万元,平均每所939.4万元。

  二、实地年检工作情况、存在问题

  根据对查新站的自检报告分析情况,今年的实地年检,主要采取实地考察和地区查新站座谈会相结合的方式,选取了南昌、长沙、西安三个地区。

  组织专家对南昌大学查新站工作进行了实地考察年检;在长沙地区(湖南大学、中南大学)、西安地区(西安交通大学、西北工业大学、长安大学、西安电子科技大学、西北农林科技大学、陕西科技大学)分别组织召开了所在地区查新站依托高校图书馆负责人、查新站主任座谈会,交流了各查新站的工作情况以及如何做好查新工作的经验、体会;专家还对各查新站的工作情况进行了评价,对查新站的查新报告进行了抽样评价与现场讲解,对存在的问题与不足提出了改进要求等。通过座谈会,大家统一了思想和工作思路,对做好查新站工作起到了促进作用。

  通过年检,我们发现查新站还存在一些问题,需引起重视:

  1.国内外查新报告总体比例有了一定提升,但国内外查新工作还有待进一步加强

  从统计情况看,2011年78所教育部科技查新站全部查新报告中:进行国内外查新的报告数量占43.6%,比2010年度提高了5%。说明我们大力抓查新报告质量、抓国外查新工作已经取得一定进展,各查新站开展国外查新的意识有所提高。查新报告国内外查新比例:超过70%有19所,而小于60%的有53所,小于10%的有3所。

  总体上,国内外查新(含国外查新)数量比例仍然较低,如江南大学、福州大学、海南大学三所查新站,其国内外查新数量比例低于10%,这说明绝大部分查新课题未利用国外网络数据库资源或国际联机系统,有些甚至仅做中文文献资源查新,查新、查全不够,质量也就无法保证。

  2.部分查新站查新工作近年一直停滞不前,查新数量不足

  一些查新站主动服务意识不强,缺乏有效的激励机制,查新员积极性不高;查新站与学校科研管理部门沟通不够,未能对校内科研人员进行很好的宣传;查新站对社会宣传工作做得不细;也有一些学校领导重视不够、查新人员专业覆盖面不足、年龄结构老化等情况。

  3.查新站管理工作有待进一步加强

  在年检时,发现一些查新站管理工作相对薄弱,管理人员责任心不强;查新年检报告撰写不够规范,特别是数据统计不规范或不认真;部分查新站缺乏相应的查新人员激励机制,主动性服务意识不强,或有机制但力度不够,查新人员积极性不高;部分查新站超范围出具查新报告,如个别被认定为农学类的查新站,开展了理工和药学类项目的查新;对查新人员的培训重视不够等,据年检报告统计,至去年底有203名查新员证书过期,78名审核员证书过期。

  三、进一步加强对查新站的规范化管理,严格查新报告质量

  目前,我们已经形成了一套完整、严格的教育部科技查新站审批、认定、建设、管理规范。教育部科技查新站已在高校及社会上产生较大影响,数字资源齐全、人员素质高、管理规范,出具的查新报告相对比较规范,得到了高校广大科研人员和社会的肯定,具有良好声誉。

  1. 进一步加强对查新站的规范化管理。一些查新站的管理相对薄弱,学校领导或查新站依托部门图书馆领导对查新工作重视不够。希望各依托高校进一步加强对查新站的管理与校内协调;依托部门图书馆要加强对科技查新工作的领导、管理与工作协调,加强人员经常性培训、数字化资源的建设;各查新站要着力培养一支熟悉数字资源建设、熟悉中外文数据库、熟练掌握数字文献检索技能的查新骨干和管理骨干,保证查新工作规范、有序和可持续发展。

  另外,各查新站应严格按照教育部认定的查新站类别开展查新工作,严禁超范围出具加盖教育部查新工作站资质章的查新报告。

  2.进一步提高国内外查新报告比例。各查新站要加强对查新报告的质量监督、管理,提高国内外查新报告比例。明确要求对省部级以上科研课题查新要做国内外查新,同时加强对纵向科研立项课题查新、评价项目查新的规范化管理和监督,真正做到查准、查全,保证查新工作质量。

  3.加强对查新工作经验的总结,进一步提升科技查新服务质量,促进查新工作可持续发展。一些查新站,如西安交通大学、浙江大学、湖南大学等查新站,在做好查新工作同时,不断拓展自身业务范围与深度,将查新业务与为学校学科发展、院系科研人员的主动性服务相结合,进一步提升了查新工作为教学、科研服务的层次与质量,值得各查新站学习、借鉴。

  4.查新报告国内外查新比例超过70%,且查新报告数量超过400件的有:中国石油大学(北京)、北京大学、上海交通大学、吉林大学、武汉理工大学、四川大学、中南大学,提出表扬。

  参加今年专家实地年检的上述查新站,专家在现场已就发现的问题,与查新站进行了交流,应按照专家实地年检中专家发现的问题或提出的建议,认真进行整改,并将相关整改情况上报我中心备案。

  教育部科技查新站要充分利用查新站现有资源优势、人才优势、信息优势等,主动为高校教学、科研工作提供查新服务及其他信息咨询服务,同时要积极主动开展校外服务,不断提升教育部科技查新站在社会上的影响。

教育部科技发展中心
二0一二年十二月二十六日

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